Digitaler Müll

Digitaler Müll

Mich beschäftigt das Thema Ordnung, Struktur und Reduzieren natürlich weiterhin. Besonders schwer fällt es mir, mich um die Ordnung meiner Daten zu kümmern. Da bin ich wirklich sehr dankbar für die Suchfunktion auf meinem Rechner. Mein Posteingang quillt über mit E-Mails und To-Do’s, mein Desktop ist vollgestopft von Datein (die ich irgendwann alle in einen Ordner stopfe, den ich ‚Aufräumen‘ nenne), meine gelöschten Datein vergesse ich immer endgültig zu löschen. Der Mann scherzt schon immer, daß mein papierkorb Symbol im Postfach oder auf dem Desktop irgendwann ein Müllcontainer und später ein Müllhalden-Symbol werden müsste. Ich denk da einfach nie dran, weil es so unsichtbar ist. Aber ich bin ja lernfähig und übe mich in diversen Tricks zur Optimierung, die ich gern mit dir teile.

E-Mails

  • Newsletter abbestellen. Momentan bestelle ich alle News- und Werbemails ab, die ich eh nicht lese und immer gleich lösche. Meistens geht das mit einem einzigen Klick am Ende der Email, manchmal ist es etwas komplizierter. Ich möchte nur noch die behalten, die mich wirklich interessieren und inspirieren. Auch einige Blog-Abos erhalte ich per E-Mail. Da möchte ich auch prüfen, ob ich sie eher im Feedreader lese oder ganz abbestelle.
  • To-Do’s. Mein Posteingang umfasst immer so um die 300 E-Mails. Das geht so schnell, daß mir der zumüllt. Viele davon sind natürlich E-Mails, die ich vergesse zu löschen. Einige sind noch zu bearbeitende oder zu beantwortende Aufgaben, gern auch mit mehreren zusammenhängenden Mails. Bisher habe ich die wichtigen, noch zu bearbeitenden mit Fähnchen versehen, die ich dann nach und nach abbarbeite. Neulich habe ich einen Tipp gelesen, daß man die Aufgaben direkt auf die To-Do Liste packt und die Email wegsortiert. Später kann ich wieder danach suchen. Das versuche ich jetzt mal umzusetzen. Ich nutze Evernote. Da kann ich mir diverse Notizbücher für Projekte anlegen und die Informationen zur Aufgabe direkt mit Speichern.
  • Ordner. Für Emails, die ich für spätere Referenz aufbewahren möchte, habe ich verschiedene Ordner. Die unterteilen sich in Job (mit Unterordnern für die verschiedenen Kunden), Freunde, Schule/Kindergarten, Familie, Bestellungen/Registrierungen, Verwaltung etc. Meine beste Freundin ist jedoch die Suchfunktion. Da kann ich gezielt nach Stichworten oder Namen suchen und finde meist schnell, was ich brauche.

desktop

Desktop

Wie ich schon schrieb, ist die Ordnung auf meinem Desktop wirklich ausbaufähig *räusper*. Wenn ich an einem oder mehreren projekten arbeite, dann speicher eich einfach alles auf dem Schreibtisch, schiebe wild Daten hin und her und mache Stapel und Häufchen. Wenn ein Projekt dann beendet ist, sortiere ich (im Idealfall) die Daten in die entsprechenden Ordner. Da arbeite ich noch ganz klassisch mit der Baumstruktur, also Ordner mit Unterordnern.

  • Ordner. Ich habe mehre Ordner, in denen ich meine Daten ablege. Unter Projekte sind meine Kunden einsortiert, darunter die einzelnen Projekte, darin die Arbeitsdatein und die finale Version. Es gibt auch einen Ordner für Privatprojekte. Ausserdem habe ich Ordner für Dokumente (Anschreiben etc.) Da gibt es eine Masterdatei für Anschreiben. Die benutze ich als Vorlage. Die entsprechenden Anschreiben selbst drucke ich am Ende immer als pdf und lege sie ab (-> mein Ziel: sie konsequent zum entsprechenden Themenbereich auf der NAS ablegen). Auch der Buchhaltungsordner ist sehr wichtig. Den brauche ich für meine Steuererklärung. Darin lege ich die Rechnungen und Belege ab, geordnet nach Jahr und Quartal. Am Ende eines Quartals muss ich einfach nur den Inhalt des Ordners des jeweiligen Quartals ausdrucken und zu meinen unterlagen für die Steuerberaterin heften.
  • Fotos. Mit der digitalen Fotografie…den Satz muss ich eigentlich gar nicht beenden…Fotoflut! Ich verwalte meine Fotos in Aperture. Da sind mir jedoch meine Fotos bereits schon wieder über den Kopf gewachsen. ich finde einfach kein wirklich für mich funktionierendes System, Herr der Fotoflut zu werden. Neulich habe ich ein interessantes System gelesen, wo man die Fotos einfach nach Jahren und Monaten ordnet. Das finde ich sehr schlau. Das könnte funktioneren. Ganz wichtig wäre auch, die Fotos gescheit zu taggen, um sie bei Suchen besser zu finden. Der Mann macht das ja. Aber der produziert auch nicht annähernd soviele Fotos wie ich. (-> mein Ziel: Am Ende jedes Monats die Fotos in einen Ordner abgelegen. Überflüssige Fotos konsequent löschen (und auch den Papierkorb leeren!), Fotos taggen (mit einem Stichwort versehen zur besseren Suche), die schönsten in eine Lightbox legen zum Ausdrucken/Entwickeln für die Fotoalben. Stockfotos, deren Lizenz ich für Projekte kaufe sortiere ich direkt in die entsprechenden Projekte ein.
  • Downloads. Immer mal wieder den Download-Ordner durchsortieren! Unglaublich, was sich da so ansammelt.

Backups

  • Was bin ich froh, daß sich der Mann um meine Backups kümmert. Er hat mir das so eingerichtet, daß mein Rechner automatisch Backups macht und auf die Timecapsule speichert. Seit einiger Zeit haben wir eine NAS hier rumstehen. Darauf speichern wir Daten, auf die wir als Familie zugreifen (gemeinsame Dokumente, Scans von Unterlagen etc), aber auch Backups, Filme etc. Gerade das Ablegen von gescannten Dokumenten hat uns schon viel Zeit gespart. Wir scannen Unterlagen, wenn wir sie erhalten, mit Tiny Scan oder einer anderen Scan App fürs iPhone und legen die dann direkt als pdf auf der NAS ab. Auf manche Ordner haben wir beide Zugriffsrechte, auf andere jeder nur selbst.

Aber jetzt höre ich erstmal auf. Mir fällt ganz sicher noch viel mehr dazu ein. Über Bookmarks, Ideensammlungen, Evernote, Kalenderfunktionen usw.
Wie organisierst du deine Datenflut? Bist du da diszipliniert oder eher chaotisch? Hast du schon den optimalen Workflow für dich gefunden?

7 Gedanken zu „Digitaler Müll

  1. oje, da erinnerst du mich an was. das sollte ich auch mal DRINGEND machen. Irgendwann.
    der Liebste schimpft schon immer mit mir und hat mir jetzt extra nen Benutzter am gemeinsamen PC angelegt, weil ich den Desktop immer so zumülle…

  2. Hallo Ramona,

    ich bin bekennender Ordnungsjunkie, auch auf dem PC. Das mit den Fotos mache ich seit 2003 (da gabs die erste Digi) so, und es klappt wunderbar. Einige Unterordner in den jeweiligen Monaten tragen noch den Titel „Urlaub..XY“, so findet man alles viel schneller.

    Papierkorb leere ich immer Freitag nach der Arbeit – sozusagen als „jetzt ist die Woche um“. Mails, die ich nicht mehr benötige lassen sich mit STRG Entf. in Outlook direkt komplett löschen. Wenn man bissl konzentriert ist, passiert da auch kein Malheur. Wichtige Mails kommen in Ordner und Unterordner, die auch ab und an gesichert werden.

    Klappt auch wenn man, wie Du und ich, selbstständig zu Hause vor sich hinwurschteln muss. Übrigens habe ich auch meine Texte nach Jahr – und Monat archiviert. So finde ich auch die sehr fix wieder.

    Liebes Grüßli Bine

  3. Ein super E-mail Tipp von mir:
    Ich bekomme auch jeden Tag unendlich viele Mails. Ich hab mittlerweile auch die meisten Newsletter abbestellt. Früher hab ich mit mehreren Ordnern gearbeitet in die meine Emails bereits automatisch einsortiert wurden. Irgendwann hab ich dann den Überblick verloren…kurz um…Mittlerweile habe ich wieder einen Posteingang und einen Archiv Ordner. Unwichtige Mails werden ohne zögern gelöscht, Mails auf die ich nicht antworten muss kommen ins Archiv und Mails die ich noch beantworten muss, oder in denen noch eine Aufgabe für mich steckt, bleiben so lange im Posteingang, bis sie bearbeitet wurden und wandern von da aus direkt ins Archiv. Alte Mails finden tu ich dann über die Suchfunktion. Das System klingt so simpel, funktioniert aber bei mir perfekt…
    Außerdem arbeite ich mit einer wunderbaren digitalen To-Do Liste!! Nennt sich Podio! (kostenlos)
    Podio begleitet mich jeden Tag! Ich kann bei Podio auch meinen Kollegen/Familie Aufgaben geben und werde informiert wenn die Aufgaben erledigt/verschoben/umbenannt wurden…

  4. Liebe Ramona,
    mir fällt zu deiner Fotoflutproblematik ein, dass es vielleicht auch bei dir in der Kamera eine Einstellungsmöglichkeit gibt, damit direkt Ordner für die jeweiligen Monate angelegt werden. Du kannst die dann direkt so von der Speicherkarte runterziehen – in Ordnern verpackt. Vielleicht ist das ja auch etwas, was deine Cam kann?! :)

    Liebe Grüße,
    Frau Momo

  5. ganz ehrlich? ich versuch’s gar nicht erst mit den digitalen daten. da kriege ich nie und nimmer struktur rein, wenn ich einmal den überblick verliere. auch hier lasse ich absolutes feng shui walten und speicher so gut wie nix ab oder lösche einmal im jahr alles konsequent. da bin ich minimalist. sonst würde ich wahnsinnig werden.
    genauso mit den emails. sobald mehr als 50 emails im posteingang rumflirren, werde ich nervös. da hab ich sofort das gefühl, den überblick zu verlieren. sowas wie newsletter habe ich überhaupt nicht, da ich das gar nicht erst lese. blogposts erhalte ich auch nicht über email.
    insgesamt lege ich wert auf eine übersichtliche ordnerstruktur und einer vernünftigen dateibezeichnung. gerade bei photos.
    liebe grüße,
    sandra

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