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Mein Arbeitsalltag im Homeoffice

Früher habe ich total gern über meinen Arbeitsalltag im Homeoffice geschrieben. Darüber, wie ich mich strukturiere (oder es versuche) und darüber, was mich frustet. Jetzt frage ich mich oft, wann ich früher überhaupt die Zeit und woher die Kraft hatte, darüber zu schreiben. Die Blogparade von Melanie hat mich daran erinnert, daß Alltags- und Arbeitsorganisation als Selbständige für mich immer noch und immer wieder ein Thema ist. Danke für den Impuls!

Gerade in diesem Monat habe ich das Gefühl, an meiner To-Do-Liste zu ersticken, zu nichts zu kommen und alles irgendwie vor mir herzuschieben. Konkrete Jobs, eigene Ideen. Da ist das Gefühl, daß alles stagniert. Geld kommt sowieso keins rein. Und alles ist festgefahren und aussichtslos. Ganz so dramatisch ist es natürlich nicht, aber ich bin zeitweise tatsächlich wieder der Erschöpfung sehr nah.

Arbeitszeiten

Meine ungestörten Arbeitszeiten beschränken sich Montag bis Freitag auf je 3 Stunden von 9-12 Uhr am Vormittag. Vorher bringe ich Kinder und Mann zu Schule und Bahn (wir leben auf dem Land, der nächste Bahnhof ist 10 km entfernt, wir haben nur ein Auto). Ab 12 Uhr beginne ich die Kinder einzusammeln. Da sie in unterschiedliche Bildungseinrichtungen gehen und natürlich vom Alter her weit auseinander sind, sind ihre Betreuungszeiten selten synchron. Doch zurück zu meinen 3 Stunden.

Tätigkeiten

Was tue ich in diesen 3 Stunden eigentlich? Ich arbeite schon seit vielen Jahren selbständig als Designerin. Meine drei Stunden Arbeitszeit nutze ich, um Projekte mit Kunden abzuarbeiten. Das können Satzarbeiten sein, Entwürfe für Logos, Konzepte, Aktualisierungen von Flyern, Illustrationen usw. Ausserdem schreibe ich Angebote, Rechnungen, suche alle drei Monate meine Steuerunterlagen zusammen und hefte sie ab. Ich führe in dieser Zeit, wenn möglich Telefonate mit Kunden, Entwicklern oder habe ein Coaching. Ich arbeite an meiner Website, neuen Produkten für meinen Webshop und koordiniere Termine für Workshops. Manchmal lege ich in diese kinderfreie Zeit auch Termine, die ich gern ohne Kinder wahrnehmen möchte (längere Zahnarztsitzungen, Massage oder bis vor kurzem noch meine wöchentliche Gitarrestunde). Es gibt Zeiten, da komme ich so gut hin, dann wieder Zeiten, wo es vorn und hinten nicht reicht.

Ferien und Krankheit

Der Mann arbeitet Teilzeit angestellt und freiberuflich. Ich bin von uns beiden die flexiblere, weshalb ich auch die Ferienzeiten und Krankheitsfälle der Kinder übernehme. Das mache ich meistens gern. Manchmal finde ich es ungerecht und bin sauer darüber. Krankheit ist oft eine Herausforderung, Ferien sind der Gau. Ich versuche alle wichtigen Arbeiten möglichst ausserhalb der Ferien zu schaffen. Wenn ich mit den Kindern zu den Großeltern verreise, nehme ich meine Arbeit mit.

Ablenkung

Ich versuche mich an eine feste Struktur zu halten. Früher habe ich während des Vormittags gern noch im Haushalt gegruschelt. Das vermeide ich jetzt. Ab 9:00 Uhr fasse ich keinen Haushalt mehr an. Deshalb sieht es auch manchmal den ganzen Vormittag hier noch aus, wie alle den Frühstückstisch verlassen haben. Wenn ich merke, daß mir die Decke über den Kopf einfällt, ich zu abgelenkt oder unstrukturiert bin, gehe ich auch mal ins Café arbeiten. Dann suche ich mir bewusst Tätigkeiten aus, die ich erledigen kann, ohne online sein zu müssen. Diese Café-Arbeitszeiten sind sehr produktiv. Auch nehme ich mir gern Arbeit mit, wenn ich auf Reisen oder Workshops bin. Dann nutze ich die ruhigen Stunden morgens vor bzw nach dem Frühstück, um strukturiert und ohne Ablenkung zu arbeiten. Solche Reisen kommen jedoch nicht so oft vor. Zweimal im Jahr fahre ich mit dem Mann für ein paar Tage weg. Diese Tage nutzen wir, um ungestört zu arbeiten und uns zu besprechen, gleichzeitig aber auch ein bisschen Zeit gemeinsam zu verbringen und die Batterien wieder aufzuladen.

Struktur, Disziplin und Listen

Nach vielen Jahren Selbständigkeit, Prioritätenjongliererei und Erschöpfung haben wir einige hilfreiche Strategien gefunden, unsere Arbeit zu erledigen. Ich schreibe hier absichtlich wir, da der Mann und ich uns einige Arbeiten teilen. Wir haben eine gemeinsame GbR.

Ich schreibe Abends meine To-Do-Liste für den nächsten Tag. Mein System dafür wechselt etwas. Momentan schreibe ich im Klarheit-Planer. Wenn besonders viel in meinem Kopf los ist, reicht mir der nicht und ich nutze mein Maha-Buch (Bulletjournal) oder die Printouts von Scription. Ich markiere mir die drei wichtigsten Punkte, die ich am Ende des Tages umgesetzt haben möchte oder auch mal eine Reihenfolge, was ich zuerst tun möchte.

Bei meinem Smartphone habe ich Pushnachrichten und Klingeltöne abgestellt. Ich schaue drauf, wenn ich dran denke und werde nicht bei jeder einkommenden Nachricht abgelenkt. Der Mann liest seine Mails nur in bestimmten Zeitfenstern. Am Wochenende arbeite ich nicht* bzw nur in dringenden Fällen, wenn ich Arbeit nachholen muss. Dann spreche ich mit dem Mann gezielt ab, wann ich ungestörte Arbeitszeit brauche. Er kümmert sich dann für diesen Zeitblock um die Kinder und sorgt dafür, daß ich nicht gestört werde. Umgedreht genauso.

*Ausnahmen bilden natürlich Workshops, die am Wochenende stattfinden. Da ist dann einer von uns daheim mit den Kindern und einer auf Workshop/Ausbildung

Outsourcing

Bestimmte Aufgaben haben wir abgegeben.

  • Steuer Schon seit Jahren kümmert sich eine liebe Steuerfachfrau um unsere Buchhaltung und Steuersachen. Wir schicken ihr alle drei Monate unsere sortierten Unterlagen zu, sie bearbeitet sie und schickt uns die Rechnung und den Betrag, den wir an das Finanzamt überweisen müssen (oder selten zurückbekommen). Sie beantwortet uns auch geduldig alle Fragen, die hier ständig um unsere Selbständigkeit und Gewerbe auftauchen.
  • Putzen Um eine gewisse Grundsauberkeit zu erhalten., Ehekrach zu vermeiden und trotzdem Zeit zum Arbeiten zu haben, haben wir eine Putzfrau. Sie kümmert sich einmal in der Woche um unser Haus (Treppenhaus, Böden und Oberflächen wischen, Bad und Toilette putzen). Haushaltshilfen können von der Steuer als haushaltsnahe Dienstleistungen abgesetzt werden.
  • Virtuelle Assistenz Der Mann arbeitet schon eine Weile mit virtuellen AssistenInnen zusammen. Sie übernehmen für ihn kleinere Aufgabenbereiche, die notwendig sind, ihn aber viel Zeit kosten würden zB den Kalender auf der Website pflegen, Texte transcribieren, Recherchearbeiten usw… für die verschiedenen Tätigkeiten und den Umfang gibt es abgestufte Preismodelle
  • Netzwerk Auch ich nutze mein Netzwerk und versuche Aufgaben abzugeben, die andere mit mehr Know How schneller erledigen können. So wurschtel ich mich nicht stundenlang durch Webcode, sondern frage eine Programmiererin, ob sie Dinge für mich übernehmen kann, lasse den Filmspezialisten Filme schneiden oder die Fotografin Portraits machen.

Wohin mit den Kindern?

Was ist jedoch, wenn ich Kinder betreuen und Arbeiten muss? Diese Situation hatte ich auch schon in vielfältiger Ausprägung. Als der Wolf noch sehr klein und bei mir daheim war, wir lebten damals noch in Freiburg, sah man mich oft im Starbucks oder auf dem Spielplatz sitzen und arbeiten (ich hatte daheim noch ein Internet). Keine langfristig gute Lösung, aber eine Weile war das machbar. Auch als der Sterngucker noch klein und zu hause war, habe ich die Vormittage zum Arbeiten genutzt. Dafür waren die Mittagsruhen am besten, auch wenn das meine eigene Pause gekostet hat. Abends kann ich nicht mehr arbeiten, da ist meine Arbeitsenergie und Konzentration aufgebraucht.

Ungeteilte Aufmerksamkeit

Wenn die Kinder schon ein bisschen älter sind, hilft es oft, ihnen 5-10 min ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Wirklich mit ihnen in Kontakt zu sein und auf sie einzugehen. Die Kinder sind dann wieder genährt und man kann eine ungestörte Arbeitszeit verhandeln. Jetzt bin ich bei dir, nachher brauche ich wieder etwas Zeit für mich. Dabei ist es auch hilfreich, den Zeitrahmen klar und überschaubar festzustecken (kein „gleich“ oder „später“, sondern konkrete Angaben). Nadine schreibt gerade im Blog darüber. Ich höre das immer wieder als Rat meiner Lieblingspädagogin und Elternberaterin, wenn ich ihr verzweifelt über meine zerfaserte Arbeitszeit mein Herz ausschütte.

Wenn ich wichtige Telefonkonferenzen führen möchte und sie partout nicht in die kinderfreie Zeit zu legen gehen, dann behelfe ich mich auch mal mit einer DVD für die Kinder.

Was ich für mich gelernt habe:

Ich kann nicht beides. Entweder ich bin für die Kinder da oder ich arbeite. Beides miteinander zu vereinen funktioniert nicht. Sowohl die Kinder als auch meine Arbeit braucht meine ungeteilte Aufmerksamkeit. Ich habe schon vor einiger Zeit einige wichtige Entscheidungen getroffen, um in meine Kraft zu kommen und da zu bleiben. Ich bin mir selbst am wichtigsten. Daraus folgt, daß ich mit mittlerweile sehr gut überlege, welche Jobs ich annehme, welche ich outsource und welche ich ablehne. Ich verzichte nicht auf meinen Schlaf, nur um eine Aufgabe unbedingt zu erledigen. Ich lasse viele Ideen liegen oder sausen, weil ich es einfach nicht schaffe. Ausatmen. Loslassen. Mal geht das gut, mal frustet es mich unheimlich. Ich möchte nicht wieder so sehr über meine Grenzen gehen, daß ich in so eine tiefe Erschöpfung gerate, wie ich es bereits erlebt habe. Das geht leider ziemlich schnell.

Huch, jetzt ist der Beitrag doch recht lang geworden. Könnte ich locker noch mehr dazu schreiben. Über Bulletjournal und Zeitmanagement, über Listen und Ziele, über Selfcare und Erschöpfung. Jetzt kümmere ich mich aber erstmal um meinen Sohn. Der wollte gern mit mir kämpfen.

Mein roter Faden

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Noch letztes Jahr fragte mich die Ringelmiez, wie ich denn mit meinem Mahabuch klar komme und ob es nicht Zeit wäre, ein neues System einzuführen. Ich wehrte ab und meinte, nö nö, das passt perfekt zu mir. Alle Listen und Ideen schreibe ich wie sie kommen ins Mahabuch. Adressen ins Adressbuch, Termine in den Kalender. Nun hat sich aber dennoch im Laufe der Monate meine Arbeitsweise und auch die Menge der Aufträge und des Familienmanagements verändert. Auch mein Nutzungsverhalten von Kalender, Mahabuch und Adressbuch. Die Zeit für eine neue Lösung war gekommen und ich schaute mir immer wieder den vielgepiesenen Taschenbegleiter von Roter Faden an.

Bis ich mir schliesslich einen kaufte. Ich brauchte dafür meine ersparten Zwei-Euro-Stücke auf. (Ich gebe keine 2 Euro Stücke aus. Die wandern in ein Glas und werden für etwas ganz besonderes gespart. Sei es ein Friseurbesuch beim Naturfrisör, ein Einkauf bei Ostheimer oder eben jetzt ein Taschenbegleiter)

Auf der Website von Roter Faden kann man sich seinen ganz persönlichen Taschenbegleiter zusammenklicken. Filz, Leder, Tanzboden…es gibt eine Vielzahl von Farb- und Materialkombinationen. Ich habe mich für schwarzen Tanzboden (aussen) und dunkelgrauen Filz (innen) entschieden. Um etwas Farbe reinzubringen, habe ich mir einen roten Gummi ausgesucht. Ich hätte frische Farben auch hübsch gefunden, wollte den Taschenbegleiter aber gern dezent und klassisch haben, damit er mir auch in 5 Jahren noch gefällt. Mein taschenbegleiter hat 4 Klammern und 2 Innentaschen.

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Bestückt habe ich den Begleiter mit einem Kalender und einem Adressbuch. Nun sind noch Klammern frei für dünne Notizhefte. Ich wollte gern eins für geschäftliche Notizen (Kundengespräche, Logo-Skizzen, Briefings etc) und eins für den Rest (To-Do-Listen, Einkaufslisten, Geschenkideen etc). So kann ich den veränderlichen Teil dann entsorgen, wenn er nicht mehr gebraucht wird, den geschäftlichen teil entsprechend archivieren für späteren Zugriff. Lose Zettel und kurzfristige Flyer kann man gut mit den Klammern festklammern.

Momentan laufen Mahabuch und Taschenbegleiter noch parallel, aber so langsam kommt Leben in das Mäppchen und es übernimmt nach und nach die Aufgabe meines alten Kalenders, Adressbuches und Mahabuches.

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Und weil der Taschenbegleiter so genial wie chic ist, habe ich für dich einen kleinen Gutschein ausgehandelt. Roter Faden hat 100 Gutscheine eingerichtet. Mit dem Gutscheincode JADEMOND_2013 bekommst du 15% Rabatt auf deinen Einkauf bei RoterFaden. Diese Aktion ist von heute an 8 Wochen lang gültig.

Es lohnt sich, auch ohne Taschenbegleiter im Shop vorbeizuschauen. Da gibt es sehr hübsch gestaltete Kalender, Lehrerkalender und Notizhefte. Das ganze Konzept und die Gestaltung schmeicheln meiner Designerseele.

Workflow

Draussen schneit es dicke Flocken. Ich sitze am Esstisch, der Sterngucker schläft auf meinem Rücken. So arbeite ich zur Zeit. Wenn er noch nicht schläft, dann ist es ihm lieber, wenn ich rumlaufe. Dann hänge ich Wäsche auf oder arbeite im Stehen (dazu stelle ich meinen Laptop auf den Brotkorb in der Küche – genau die richtige Höhe für meinen Steharbeitsplatz)

Heut möchte ich dir mal die Programme und Hilfsmittel vorstellen, mit denen ich so meinen Arbeitsablauf koordiniere. Ich versuche ja immerzu, meine Abläufe zu optimieren. Gleichzeitig bin ich ein Gewohnheitstier. Wenn mich etwas überzeugt, dann bleibe ich lange und stetig dabei.

Ich arbeite an einem MacBook Pro. Darauf habe ich die Creative Suite 5.5 installiert. Die meistgenutzten Programme daraus sind momentan Indesign (für Flyer & Co) und Illustrator (für Logos und Icons), seltener Fireworks und Photoshop. Acrobat benutze ich auch häufig.
Zur Zeiterfassung nutze ich mite. Dort trage ich meine Projekte und Tätigkeiten ein und lasse die Uhr laufen, sobald ich an einem Projekt arbeite. So kann ich auch über längere Projekte im Auge behalten, ob ich mich innerhalb meiner Kalkulation bewege oder wieviel Aufwand ich für etwas brauche. Sehr nützlich vorallem bei der Angebotserstellung und Abrechnung auf Stundenbasis. Und vorallem auch bei der oft unterbrochenen Arbeitszeit. Dann drücke ich einfach „stop“, mache was anderes (stillen, windel wechseln etc) und wenn ich weiterarbeite aktiviere ich den Zähler wieder.
Meine Angebote und Rechnungen schreibe ich mit GrandTotal. Das reicht mir in seinen Funktionen vollkommen aus. Dort sehe ich, welche Rechnungen noch offen sind und kann markieren, was bezahlt wurde. Ich erhalte Übersichten über Einnahmen und Steuern. Das Programm ist allerdings kein Buchhaltungsprogramm.
Meine Buchhaltung lasse ich von einer Steuerberaterin machen. Sie schafft in weniger Zeit und mehr Wissen, wofür ich mich lange rumnerven müsste. Ich sammle alle Rechnungen und Quittungen, hefte sie monatlich hinter die entsprechenden Kontoauszüge und schicke das ganze vierteljährlich zu meiner Steuerberaterin für die Umsatzsteuererklärung und einmal im Jahr der Einkommenssteuererklärung (gemeinsam mit dem Mann).
Projekte und Ideen sammle und verwalte ich in Evernote. Da muss ich noch lernen, den vollen Umfang des Tools zu nutzen. Das kann noch mehr als ich nutze.
Für das iPhone habe ich jetzt tinyscan entdeckt. Damit kann man per iphone Dokumente scannen und als pdf ablegen. Das ist toll zum Archivieren von wichtigen Unterlagen. Wir haben uns angewöhnt, von allen wichtigen Dokumenten, gleich wenn sie hier ankommen, einen Scan zu machen und digital abzulegen, sodass wir jederzeit von überall her drauf zugreifen können. Der Mann ist da noch besser drin als ich. Das hat uns schon oft Arbeit und Zeit gespart.
Ausserdem habe ich diverse Numbers-Dokumente/Tabellen in denen ich mir Übersichten erstelle oder Vorlagen nutze. So zB ein Haushaltsbuch (geschäftlich und privat), um grob den Überblick zu behalten, einen Redaktionsplan für den Blog (den ich mehr schlecht als recht führe) und diverse Übersichten für Projekte, zB unser Familienein- und auskommen, Workshops, Bestellungen usw. Möglicherweise könnte ich einen Teil davon in Evernote auslagern. Aber soweit bin ich noch nicht.

Termine verwalte ich im iCalender, der mit dem des Mannes synchronisiert ist. So können wir weitgehend Doppelbuchungen verhindern und unabhängig voneinander Termine ausmachen, weil wir sehen, wann wer Zeit hat (müssen wir va wegen Kinder und Auto immer gut planen). Im Kalender stehen auch regelmässige Termine, wie etwa Müll rausstellen, Strom ablesen und Wasserfilter wechseln als Erinnerungen drin, die dann zu entsprechender Zeit aufploppen.

Immer neben meinem Arbeitsplatz liegt mein Mahabuch. Dort kritzle ich alles rein, was mir zwischendrin einfällt. To-Do-Listen, Einkaufslisten, Wochenmenüs, Inhalt der Gemüsekiste, Geschenkideen, Projektskizzen…alles.

Welche kleinen Helferlein erleichtern dir den Arbeitsalltag? Worauf möchtest du nicht verzichten, wo siehst du noch Entwicklungspotenzial?