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Mein Arbeitsalltag im Homeoffice

Früher habe ich total gern über meinen Arbeitsalltag im Homeoffice geschrieben. Darüber, wie ich mich strukturiere (oder es versuche) und darüber, was mich frustet. Jetzt frage ich mich oft, wann ich früher überhaupt die Zeit und woher die Kraft hatte, darüber zu schreiben. Die Blogparade von Melanie hat mich daran erinnert, daß Alltags- und Arbeitsorganisation als Selbständige für mich immer noch und immer wieder ein Thema ist. Danke für den Impuls!

Gerade in diesem Monat habe ich das Gefühl, an meiner To-Do-Liste zu ersticken, zu nichts zu kommen und alles irgendwie vor mir herzuschieben. Konkrete Jobs, eigene Ideen. Da ist das Gefühl, daß alles stagniert. Geld kommt sowieso keins rein. Und alles ist festgefahren und aussichtslos. Ganz so dramatisch ist es natürlich nicht, aber ich bin zeitweise tatsächlich wieder der Erschöpfung sehr nah.

Arbeitszeiten

Meine ungestörten Arbeitszeiten beschränken sich Montag bis Freitag auf je 3 Stunden von 9-12 Uhr am Vormittag. Vorher bringe ich Kinder und Mann zu Schule und Bahn (wir leben auf dem Land, der nächste Bahnhof ist 10 km entfernt, wir haben nur ein Auto). Ab 12 Uhr beginne ich die Kinder einzusammeln. Da sie in unterschiedliche Bildungseinrichtungen gehen und natürlich vom Alter her weit auseinander sind, sind ihre Betreuungszeiten selten synchron. Doch zurück zu meinen 3 Stunden.

Tätigkeiten

Was tue ich in diesen 3 Stunden eigentlich? Ich arbeite schon seit vielen Jahren selbständig als Designerin. Meine drei Stunden Arbeitszeit nutze ich, um Projekte mit Kunden abzuarbeiten. Das können Satzarbeiten sein, Entwürfe für Logos, Konzepte, Aktualisierungen von Flyern, Illustrationen usw. Ausserdem schreibe ich Angebote, Rechnungen, suche alle drei Monate meine Steuerunterlagen zusammen und hefte sie ab. Ich führe in dieser Zeit, wenn möglich Telefonate mit Kunden, Entwicklern oder habe ein Coaching. Ich arbeite an meiner Website, neuen Produkten für meinen Webshop und koordiniere Termine für Workshops. Manchmal lege ich in diese kinderfreie Zeit auch Termine, die ich gern ohne Kinder wahrnehmen möchte (längere Zahnarztsitzungen, Massage oder bis vor kurzem noch meine wöchentliche Gitarrestunde). Es gibt Zeiten, da komme ich so gut hin, dann wieder Zeiten, wo es vorn und hinten nicht reicht.

Ferien und Krankheit

Der Mann arbeitet Teilzeit angestellt und freiberuflich. Ich bin von uns beiden die flexiblere, weshalb ich auch die Ferienzeiten und Krankheitsfälle der Kinder übernehme. Das mache ich meistens gern. Manchmal finde ich es ungerecht und bin sauer darüber. Krankheit ist oft eine Herausforderung, Ferien sind der Gau. Ich versuche alle wichtigen Arbeiten möglichst ausserhalb der Ferien zu schaffen. Wenn ich mit den Kindern zu den Großeltern verreise, nehme ich meine Arbeit mit.

Ablenkung

Ich versuche mich an eine feste Struktur zu halten. Früher habe ich während des Vormittags gern noch im Haushalt gegruschelt. Das vermeide ich jetzt. Ab 9:00 Uhr fasse ich keinen Haushalt mehr an. Deshalb sieht es auch manchmal den ganzen Vormittag hier noch aus, wie alle den Frühstückstisch verlassen haben. Wenn ich merke, daß mir die Decke über den Kopf einfällt, ich zu abgelenkt oder unstrukturiert bin, gehe ich auch mal ins Café arbeiten. Dann suche ich mir bewusst Tätigkeiten aus, die ich erledigen kann, ohne online sein zu müssen. Diese Café-Arbeitszeiten sind sehr produktiv. Auch nehme ich mir gern Arbeit mit, wenn ich auf Reisen oder Workshops bin. Dann nutze ich die ruhigen Stunden morgens vor bzw nach dem Frühstück, um strukturiert und ohne Ablenkung zu arbeiten. Solche Reisen kommen jedoch nicht so oft vor. Zweimal im Jahr fahre ich mit dem Mann für ein paar Tage weg. Diese Tage nutzen wir, um ungestört zu arbeiten und uns zu besprechen, gleichzeitig aber auch ein bisschen Zeit gemeinsam zu verbringen und die Batterien wieder aufzuladen.

Struktur, Disziplin und Listen

Nach vielen Jahren Selbständigkeit, Prioritätenjongliererei und Erschöpfung haben wir einige hilfreiche Strategien gefunden, unsere Arbeit zu erledigen. Ich schreibe hier absichtlich wir, da der Mann und ich uns einige Arbeiten teilen. Wir haben eine gemeinsame GbR.

Ich schreibe Abends meine To-Do-Liste für den nächsten Tag. Mein System dafür wechselt etwas. Momentan schreibe ich im Klarheit-Planer. Wenn besonders viel in meinem Kopf los ist, reicht mir der nicht und ich nutze mein Maha-Buch (Bulletjournal) oder die Printouts von Scription. Ich markiere mir die drei wichtigsten Punkte, die ich am Ende des Tages umgesetzt haben möchte oder auch mal eine Reihenfolge, was ich zuerst tun möchte.

Bei meinem Smartphone habe ich Pushnachrichten und Klingeltöne abgestellt. Ich schaue drauf, wenn ich dran denke und werde nicht bei jeder einkommenden Nachricht abgelenkt. Der Mann liest seine Mails nur in bestimmten Zeitfenstern. Am Wochenende arbeite ich nicht* bzw nur in dringenden Fällen, wenn ich Arbeit nachholen muss. Dann spreche ich mit dem Mann gezielt ab, wann ich ungestörte Arbeitszeit brauche. Er kümmert sich dann für diesen Zeitblock um die Kinder und sorgt dafür, daß ich nicht gestört werde. Umgedreht genauso.

*Ausnahmen bilden natürlich Workshops, die am Wochenende stattfinden. Da ist dann einer von uns daheim mit den Kindern und einer auf Workshop/Ausbildung

Outsourcing

Bestimmte Aufgaben haben wir abgegeben.

  • Steuer Schon seit Jahren kümmert sich eine liebe Steuerfachfrau um unsere Buchhaltung und Steuersachen. Wir schicken ihr alle drei Monate unsere sortierten Unterlagen zu, sie bearbeitet sie und schickt uns die Rechnung und den Betrag, den wir an das Finanzamt überweisen müssen (oder selten zurückbekommen). Sie beantwortet uns auch geduldig alle Fragen, die hier ständig um unsere Selbständigkeit und Gewerbe auftauchen.
  • Putzen Um eine gewisse Grundsauberkeit zu erhalten., Ehekrach zu vermeiden und trotzdem Zeit zum Arbeiten zu haben, haben wir eine Putzfrau. Sie kümmert sich einmal in der Woche um unser Haus (Treppenhaus, Böden und Oberflächen wischen, Bad und Toilette putzen). Haushaltshilfen können von der Steuer als haushaltsnahe Dienstleistungen abgesetzt werden.
  • Virtuelle Assistenz Der Mann arbeitet schon eine Weile mit virtuellen AssistenInnen zusammen. Sie übernehmen für ihn kleinere Aufgabenbereiche, die notwendig sind, ihn aber viel Zeit kosten würden zB den Kalender auf der Website pflegen, Texte transcribieren, Recherchearbeiten usw… für die verschiedenen Tätigkeiten und den Umfang gibt es abgestufte Preismodelle
  • Netzwerk Auch ich nutze mein Netzwerk und versuche Aufgaben abzugeben, die andere mit mehr Know How schneller erledigen können. So wurschtel ich mich nicht stundenlang durch Webcode, sondern frage eine Programmiererin, ob sie Dinge für mich übernehmen kann, lasse den Filmspezialisten Filme schneiden oder die Fotografin Portraits machen.

Wohin mit den Kindern?

Was ist jedoch, wenn ich Kinder betreuen und Arbeiten muss? Diese Situation hatte ich auch schon in vielfältiger Ausprägung. Als der Wolf noch sehr klein und bei mir daheim war, wir lebten damals noch in Freiburg, sah man mich oft im Starbucks oder auf dem Spielplatz sitzen und arbeiten (ich hatte daheim noch ein Internet). Keine langfristig gute Lösung, aber eine Weile war das machbar. Auch als der Sterngucker noch klein und zu hause war, habe ich die Vormittage zum Arbeiten genutzt. Dafür waren die Mittagsruhen am besten, auch wenn das meine eigene Pause gekostet hat. Abends kann ich nicht mehr arbeiten, da ist meine Arbeitsenergie und Konzentration aufgebraucht.

Ungeteilte Aufmerksamkeit

Wenn die Kinder schon ein bisschen älter sind, hilft es oft, ihnen 5-10 min ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Wirklich mit ihnen in Kontakt zu sein und auf sie einzugehen. Die Kinder sind dann wieder genährt und man kann eine ungestörte Arbeitszeit verhandeln. Jetzt bin ich bei dir, nachher brauche ich wieder etwas Zeit für mich. Dabei ist es auch hilfreich, den Zeitrahmen klar und überschaubar festzustecken (kein “gleich” oder “später”, sondern konkrete Angaben). Nadine schreibt gerade im Blog darüber. Ich höre das immer wieder als Rat meiner Lieblingspädagogin und Elternberaterin, wenn ich ihr verzweifelt über meine zerfaserte Arbeitszeit mein Herz ausschütte.

Wenn ich wichtige Telefonkonferenzen führen möchte und sie partout nicht in die kinderfreie Zeit zu legen gehen, dann behelfe ich mich auch mal mit einer DVD für die Kinder.

Was ich für mich gelernt habe:

Ich kann nicht beides. Entweder ich bin für die Kinder da oder ich arbeite. Beides miteinander zu vereinen funktioniert nicht. Sowohl die Kinder als auch meine Arbeit braucht meine ungeteilte Aufmerksamkeit. Ich habe schon vor einiger Zeit einige wichtige Entscheidungen getroffen, um in meine Kraft zu kommen und da zu bleiben. Ich bin mir selbst am wichtigsten. Daraus folgt, daß ich mit mittlerweile sehr gut überlege, welche Jobs ich annehme, welche ich outsource und welche ich ablehne. Ich verzichte nicht auf meinen Schlaf, nur um eine Aufgabe unbedingt zu erledigen. Ich lasse viele Ideen liegen oder sausen, weil ich es einfach nicht schaffe. Ausatmen. Loslassen. Mal geht das gut, mal frustet es mich unheimlich. Ich möchte nicht wieder so sehr über meine Grenzen gehen, daß ich in so eine tiefe Erschöpfung gerate, wie ich es bereits erlebt habe. Das geht leider ziemlich schnell.

Huch, jetzt ist der Beitrag doch recht lang geworden. Könnte ich locker noch mehr dazu schreiben. Über Bulletjournal und Zeitmanagement, über Listen und Ziele, über Selfcare und Erschöpfung. Jetzt kümmere ich mich aber erstmal um meinen Sohn. Der wollte gern mit mir kämpfen.

Alltagsorganisation :: Mein Taschenbegleiter

Ich finde ja immer wieder interessant, Einblicke in den Workflow und die Alltags- und Arbeitsorganisation von anderen Menschen zu bekommen. Da sind immer spannende Ideen dabei. Ich hatte schon hier über mein Mahabuch und später da über meinen Taschenbegleiter geschrieben. Nun entstand neulich wieder ein Gespräch über unsere Taschenbegleiter und Ella regte an, doch mal zu zeigen, wie er sich jetzt so in Benutzung macht. Da ich schon lange mal darüber schreiben wollte, gebe ich dir jetzt einen kleinen Einblick in die Welt meines Taschenbegleiters.

Er hat tatsächlich das Mahabuch abgelöst. Ich orgaisiere mich nun mit einem System kombiniert aus Taschenbegleiter (mit Notiz-und Adressbuch sowie Kalender), elektronischem Kalender und Evernote.

Der elektronische Kalender
Den führe ich gemeinsam mit dem Mann. Wir haben beide Zugriff auf den gleichen Kalender und tragen dort beide Termine ein. Dort stehen auch Müll-Abholzeiten (mit Erinnerung am Vortag, damit wir die Tonne rausstellen) und Stromablesezeiten (mit Erinnerung an jedem Monatsende) drin. Ich sehe darin die Dienstreisen des Mannes und weiss, wann ich keine Termine machen kann oder mich zusätzlich um Kinderbetreuung kümmern muss.

Evernote
Evernote hilft mir für allgemeine Ideen- und Notizensammlung. Es ist mein ausgelagertes Gehirn, vorallem für langfristige Projekte. Dort trage ich Geburtstagsgeschenkideen ein, notiere mir Kindermund, Dinge, die ich irgendwann mal erledigen möchte, ohne feste Dringlichkeit. In Evernote schreibe ich Notizen zu meinen Wochenrückblicken und potenziellen Blogbeiträgen.

Roterfaden Taschenbegleiter

Ganz vorn zwei Taschen für Visiten- und Postkarten

Roterfaden Taschenbegleiter
Die restliche Organisation meiner Projekte und meines Alltags erfolgt im Taschenbegleiter. ich habe einen mit 4 Klammern. Ganz hinten habe ich ein Adressbuch. Dort schreibe ich Adressen mit Bleistift rein, damit ich sie, falls jemand umzieht, wieder ausradieren und ändern kann.

Roterfaden Taschenbegleiter

Ein Halbjahr im Überblick

Roterfaden Taschenbegleiter

Auch der Sterngucker schreibt seine Notizen mal in meinen Kalender

Roterfaden Taschenbegleiter

Die Folien beinhalten Briefmarken und Belege

Im Kalender schreibe ich meine Termine ein. Ausserdem Notizen mit Dingen, an die ich denken möchte an einem bestimmten Tag. Zusätzlich zu Kalender und Adressheft habe ich Klarsichtfolien in einer der Klammern. Darin bewahre ich Briefmarken und Beleg auf. Letztere sortiere ich regelmässig hin, wo sie hingehören. Die Folien eignen sich auch gut, um Post it’s und bisschen Washi Tape dranzukleben. Man weiß ja nie, ob man nichtmal unterwegs spontan was dekorieren möchte.

Roterfaden taschenbegleiter

In Aktion, die chaotische Variante.

Vorn im Taschenbegleiter habe ich ein Notizheft. Dort notiere ich alle möglichen Sachen, scribble Entwürfe und Ideen, skizziere Abläufe und kalkuliere Kosten und Angebote. Das funktioniert bei mir digital nicht so gut. Da bin ich mit dem Stift schneller und effektiver. Aber mein System ist noch nicht ausgereift. Momentan gehe ich gerade dazu über, Kundennotizen von dem allgemeinen Gescribbel zu trennen. Ich habe zwei meiner größeren Kunden, die ich über längere Zeiträume betreue, schon in je ein extra Heft ausgelagert. So habe ich alle Infos gleich zusammen.

Roterfaden Taschenbegleiter

Vier Klammern halten alles flexibel zusammen

Ganz neu habe ich mir ein Listen Heft dazugekauft. Das ist eher Spielerei, denn Listen führe ich überall. Aber ich mag das Papier und Design von Roterfaden einfach so gern. Die Listen sind schmal und heraustrennbar. So kann ich auch Einkäufe (zB im Künstlerbedarf) fortlaufend notieren. Einkaufslisten für Lebensmitteleinkäufe schicke ich dem Mann aufs Handy, weil er meist nach der Arbeit für uns einkauft und kein Zettelmensch ist.

Roterfaden Taschenbegleiter

Mein Lieblingsstift darf nicht fehlen.

Roterfaden Taschenbegleiter

Zugeklappt. Schwarzer Tanzboden, dunkelgrauer Filz und ein roter Gummi.

Wie organisierst du deinen Alltag? Hast du darüber gebloggt? Dann verlinke ich dich gern unter dem Artikel.

Struktur und Rituale

stifte

buecherstapel

Irgendwie befinde ich mich noch immer in der Sortier-Phase des Jahresbeginns. Es fliesst etwas langsamer in diesem Jahr, nicht zuletzt natürlich, weil hier ein Baby lebt. Das heisst, meine Zeit mit 3 Kindern (fast 11, 4,5 und 9 Monate) in ihren unterschiedlichen Bedürfnissen ist doch noch recht fremdbestimmt. Wie ich neulich bereits schrieb, habe ich das dringende Bedürfnis, hier einiges neu zu strukturieren und zu organisieren und den jetzigen Gegebenheiten anzupassen. Ich möchte es fast mit einem neuerlichen Anfall von Nestbau gleichsetzen. Ich arbeite viele lange liegengebliebene Sachen auf, wäge ab, was noch nützlich ist und was nicht länger Platz hat in meinem Leben, in unserem Haus. Das können materielle Dinge sein, aber auch alte Strukturen und Gewohnheiten. Dieser Prozess vollzieht sich auf sehr vielen Ebenen und gleichzeitig.

Letzte Woche habe ich mein Büro geordnet, sodass es jetzt wieder halbwegs übersichtlich ist. Zufrieden bin ich noch nicht damit, aber es ist nicht mehr so überwältigend und ich kann mir nun Stück für Stück, Thema für Thema eine Ecke nach der anderen vornehmen. Ich habe meine Stifte sortiert und begonnen, durchs Bücherregal zu stöbern. Auch meine Musik-Sammlung dünne ich aus. (die Liste wird noch erweitert)

Im Yearbook-Arbeitsbuch von Leonie Dawson stecke ich gerade bei der Seite mit den “Ritual Days” fest. Ich mag die Idee sehr: Dinge, die wir gern tun, die uns gut tun, wo wir uns aber schwer tun, sie noch in den Tag reinzuquetschen oder sie gar aus den Augen verlieren. Diese Dinge sollen wir aufschreiben und uns einen Tag aussuchen, den wir dazu benennen, für unser kleines Ritual herzuhalten. zB eben immer Mittwochs zeitig ins Bett zu gehen, immer Freitags einen Computerfreien Tag einzulegen etc. Sozusagen einen Termin mit sich selbst vereinbahren.

Ich habe mir folgende Dinge ausgesucht, die ich jetzt also noch auf Tage verteilen möchte:

  • Briefe & Karten schreiben MONTAG
  • Familienausflug (das hatten wir in Freiburg immer Sonntags. Die Kinder wünschen sich wieder Schatzsuchen/Geocaches finden. Vielleicht kann man das verbinden.) SONNTAG
  • Zeitig ins Bett gehen (Kraft tanken, einen Tag mal nicht bis 23 Uhr wach bleiben.) DONNERSTAG
  • Computer aus (das habe ich meistens am Wochenende. Das klappt schon ganz gut) SAMSTAG
  • Bücher lesen (da bin ich meistens abends zu müde. Da fallen mir die Augen zu. Vielleicht kann ich das irgendwie mit dem zeitig ins Bett Tag kombinieren. Zeitig ins Bett, eine halbe Stunde lesen und gut.) DONNERSTAG
  • Yoga DIENSTAG
  • Rohkost DIENSTAG

Sollte doch machbar sein. Ich werde berichten, wie sich das System etabliert.

Weitere Vorschläge für Ritual-Tage: Sport, Wellness/Spa, Date mit dem Partner, Kreativ, Freunde treffen, Abendteuer, Märchen, Andersrum, Spiele, vegetarisch/vegan/roh, was-Neues-lern…

Welche Dinge würdest du in einen Themen-Tag verwandeln?