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Mein Arbeitsalltag im Homeoffice

Früher habe ich total gern über meinen Arbeitsalltag im Homeoffice geschrieben. Darüber, wie ich mich strukturiere (oder es versuche) und darüber, was mich frustet. Jetzt frage ich mich oft, wann ich früher überhaupt die Zeit und woher die Kraft hatte, darüber zu schreiben. Die Blogparade von Melanie hat mich daran erinnert, daß Alltags- und Arbeitsorganisation als Selbständige für mich immer noch und immer wieder ein Thema ist. Danke für den Impuls!

Gerade in diesem Monat habe ich das Gefühl, an meiner To-Do-Liste zu ersticken, zu nichts zu kommen und alles irgendwie vor mir herzuschieben. Konkrete Jobs, eigene Ideen. Da ist das Gefühl, daß alles stagniert. Geld kommt sowieso keins rein. Und alles ist festgefahren und aussichtslos. Ganz so dramatisch ist es natürlich nicht, aber ich bin zeitweise tatsächlich wieder der Erschöpfung sehr nah.

Arbeitszeiten

Meine ungestörten Arbeitszeiten beschränken sich Montag bis Freitag auf je 3 Stunden von 9-12 Uhr am Vormittag. Vorher bringe ich Kinder und Mann zu Schule und Bahn (wir leben auf dem Land, der nächste Bahnhof ist 10 km entfernt, wir haben nur ein Auto). Ab 12 Uhr beginne ich die Kinder einzusammeln. Da sie in unterschiedliche Bildungseinrichtungen gehen und natürlich vom Alter her weit auseinander sind, sind ihre Betreuungszeiten selten synchron. Doch zurück zu meinen 3 Stunden.

Tätigkeiten

Was tue ich in diesen 3 Stunden eigentlich? Ich arbeite schon seit vielen Jahren selbständig als Designerin. Meine drei Stunden Arbeitszeit nutze ich, um Projekte mit Kunden abzuarbeiten. Das können Satzarbeiten sein, Entwürfe für Logos, Konzepte, Aktualisierungen von Flyern, Illustrationen usw. Ausserdem schreibe ich Angebote, Rechnungen, suche alle drei Monate meine Steuerunterlagen zusammen und hefte sie ab. Ich führe in dieser Zeit, wenn möglich Telefonate mit Kunden, Entwicklern oder habe ein Coaching. Ich arbeite an meiner Website, neuen Produkten für meinen Webshop und koordiniere Termine für Workshops. Manchmal lege ich in diese kinderfreie Zeit auch Termine, die ich gern ohne Kinder wahrnehmen möchte (längere Zahnarztsitzungen, Massage oder bis vor kurzem noch meine wöchentliche Gitarrestunde). Es gibt Zeiten, da komme ich so gut hin, dann wieder Zeiten, wo es vorn und hinten nicht reicht.

Ferien und Krankheit

Der Mann arbeitet Teilzeit angestellt und freiberuflich. Ich bin von uns beiden die flexiblere, weshalb ich auch die Ferienzeiten und Krankheitsfälle der Kinder übernehme. Das mache ich meistens gern. Manchmal finde ich es ungerecht und bin sauer darüber. Krankheit ist oft eine Herausforderung, Ferien sind der Gau. Ich versuche alle wichtigen Arbeiten möglichst ausserhalb der Ferien zu schaffen. Wenn ich mit den Kindern zu den Großeltern verreise, nehme ich meine Arbeit mit.

Ablenkung

Ich versuche mich an eine feste Struktur zu halten. Früher habe ich während des Vormittags gern noch im Haushalt gegruschelt. Das vermeide ich jetzt. Ab 9:00 Uhr fasse ich keinen Haushalt mehr an. Deshalb sieht es auch manchmal den ganzen Vormittag hier noch aus, wie alle den Frühstückstisch verlassen haben. Wenn ich merke, daß mir die Decke über den Kopf einfällt, ich zu abgelenkt oder unstrukturiert bin, gehe ich auch mal ins Café arbeiten. Dann suche ich mir bewusst Tätigkeiten aus, die ich erledigen kann, ohne online sein zu müssen. Diese Café-Arbeitszeiten sind sehr produktiv. Auch nehme ich mir gern Arbeit mit, wenn ich auf Reisen oder Workshops bin. Dann nutze ich die ruhigen Stunden morgens vor bzw nach dem Frühstück, um strukturiert und ohne Ablenkung zu arbeiten. Solche Reisen kommen jedoch nicht so oft vor. Zweimal im Jahr fahre ich mit dem Mann für ein paar Tage weg. Diese Tage nutzen wir, um ungestört zu arbeiten und uns zu besprechen, gleichzeitig aber auch ein bisschen Zeit gemeinsam zu verbringen und die Batterien wieder aufzuladen.

Struktur, Disziplin und Listen

Nach vielen Jahren Selbständigkeit, Prioritätenjongliererei und Erschöpfung haben wir einige hilfreiche Strategien gefunden, unsere Arbeit zu erledigen. Ich schreibe hier absichtlich wir, da der Mann und ich uns einige Arbeiten teilen. Wir haben eine gemeinsame GbR.

Ich schreibe Abends meine To-Do-Liste für den nächsten Tag. Mein System dafür wechselt etwas. Momentan schreibe ich im Klarheit-Planer. Wenn besonders viel in meinem Kopf los ist, reicht mir der nicht und ich nutze mein Maha-Buch (Bulletjournal) oder die Printouts von Scription. Ich markiere mir die drei wichtigsten Punkte, die ich am Ende des Tages umgesetzt haben möchte oder auch mal eine Reihenfolge, was ich zuerst tun möchte.

Bei meinem Smartphone habe ich Pushnachrichten und Klingeltöne abgestellt. Ich schaue drauf, wenn ich dran denke und werde nicht bei jeder einkommenden Nachricht abgelenkt. Der Mann liest seine Mails nur in bestimmten Zeitfenstern. Am Wochenende arbeite ich nicht* bzw nur in dringenden Fällen, wenn ich Arbeit nachholen muss. Dann spreche ich mit dem Mann gezielt ab, wann ich ungestörte Arbeitszeit brauche. Er kümmert sich dann für diesen Zeitblock um die Kinder und sorgt dafür, daß ich nicht gestört werde. Umgedreht genauso.

*Ausnahmen bilden natürlich Workshops, die am Wochenende stattfinden. Da ist dann einer von uns daheim mit den Kindern und einer auf Workshop/Ausbildung

Outsourcing

Bestimmte Aufgaben haben wir abgegeben.

  • Steuer Schon seit Jahren kümmert sich eine liebe Steuerfachfrau um unsere Buchhaltung und Steuersachen. Wir schicken ihr alle drei Monate unsere sortierten Unterlagen zu, sie bearbeitet sie und schickt uns die Rechnung und den Betrag, den wir an das Finanzamt überweisen müssen (oder selten zurückbekommen). Sie beantwortet uns auch geduldig alle Fragen, die hier ständig um unsere Selbständigkeit und Gewerbe auftauchen.
  • Putzen Um eine gewisse Grundsauberkeit zu erhalten., Ehekrach zu vermeiden und trotzdem Zeit zum Arbeiten zu haben, haben wir eine Putzfrau. Sie kümmert sich einmal in der Woche um unser Haus (Treppenhaus, Böden und Oberflächen wischen, Bad und Toilette putzen). Haushaltshilfen können von der Steuer als haushaltsnahe Dienstleistungen abgesetzt werden.
  • Virtuelle Assistenz Der Mann arbeitet schon eine Weile mit virtuellen AssistenInnen zusammen. Sie übernehmen für ihn kleinere Aufgabenbereiche, die notwendig sind, ihn aber viel Zeit kosten würden zB den Kalender auf der Website pflegen, Texte transcribieren, Recherchearbeiten usw… für die verschiedenen Tätigkeiten und den Umfang gibt es abgestufte Preismodelle
  • Netzwerk Auch ich nutze mein Netzwerk und versuche Aufgaben abzugeben, die andere mit mehr Know How schneller erledigen können. So wurschtel ich mich nicht stundenlang durch Webcode, sondern frage eine Programmiererin, ob sie Dinge für mich übernehmen kann, lasse den Filmspezialisten Filme schneiden oder die Fotografin Portraits machen.

Wohin mit den Kindern?

Was ist jedoch, wenn ich Kinder betreuen und Arbeiten muss? Diese Situation hatte ich auch schon in vielfältiger Ausprägung. Als der Wolf noch sehr klein und bei mir daheim war, wir lebten damals noch in Freiburg, sah man mich oft im Starbucks oder auf dem Spielplatz sitzen und arbeiten (ich hatte daheim noch ein Internet). Keine langfristig gute Lösung, aber eine Weile war das machbar. Auch als der Sterngucker noch klein und zu hause war, habe ich die Vormittage zum Arbeiten genutzt. Dafür waren die Mittagsruhen am besten, auch wenn das meine eigene Pause gekostet hat. Abends kann ich nicht mehr arbeiten, da ist meine Arbeitsenergie und Konzentration aufgebraucht.

Ungeteilte Aufmerksamkeit

Wenn die Kinder schon ein bisschen älter sind, hilft es oft, ihnen 5-10 min ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Wirklich mit ihnen in Kontakt zu sein und auf sie einzugehen. Die Kinder sind dann wieder genährt und man kann eine ungestörte Arbeitszeit verhandeln. Jetzt bin ich bei dir, nachher brauche ich wieder etwas Zeit für mich. Dabei ist es auch hilfreich, den Zeitrahmen klar und überschaubar festzustecken (kein “gleich” oder “später”, sondern konkrete Angaben). Nadine schreibt gerade im Blog darüber. Ich höre das immer wieder als Rat meiner Lieblingspädagogin und Elternberaterin, wenn ich ihr verzweifelt über meine zerfaserte Arbeitszeit mein Herz ausschütte.

Wenn ich wichtige Telefonkonferenzen führen möchte und sie partout nicht in die kinderfreie Zeit zu legen gehen, dann behelfe ich mich auch mal mit einer DVD für die Kinder.

Was ich für mich gelernt habe:

Ich kann nicht beides. Entweder ich bin für die Kinder da oder ich arbeite. Beides miteinander zu vereinen funktioniert nicht. Sowohl die Kinder als auch meine Arbeit braucht meine ungeteilte Aufmerksamkeit. Ich habe schon vor einiger Zeit einige wichtige Entscheidungen getroffen, um in meine Kraft zu kommen und da zu bleiben. Ich bin mir selbst am wichtigsten. Daraus folgt, daß ich mit mittlerweile sehr gut überlege, welche Jobs ich annehme, welche ich outsource und welche ich ablehne. Ich verzichte nicht auf meinen Schlaf, nur um eine Aufgabe unbedingt zu erledigen. Ich lasse viele Ideen liegen oder sausen, weil ich es einfach nicht schaffe. Ausatmen. Loslassen. Mal geht das gut, mal frustet es mich unheimlich. Ich möchte nicht wieder so sehr über meine Grenzen gehen, daß ich in so eine tiefe Erschöpfung gerate, wie ich es bereits erlebt habe. Das geht leider ziemlich schnell.

Huch, jetzt ist der Beitrag doch recht lang geworden. Könnte ich locker noch mehr dazu schreiben. Über Bulletjournal und Zeitmanagement, über Listen und Ziele, über Selfcare und Erschöpfung. Jetzt kümmere ich mich aber erstmal um meinen Sohn. Der wollte gern mit mir kämpfen.

Monatsmotto Mai :: Unprocrastination

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Zenhabits schlägt als Monatsmotto für Mai Unprocrastination vor. Dinge nicht herauszögern. Es anpacken, gebacken kriegen. Ich habe eine Weile nachgedacht, was ich gerade prokrastiniere und warum. Ich komme da immer wieder am gleichen Punkt an: mein Job. Ich habe keine Portfolioseite, möchte schon seit Ewigkeiten ein neues Erscheinungsbild und endlich auch AGB.

Prokrastination durch Orientierungslosigkeit
Ich überlege, was der Unterschied zwischen prokrastinieren – herauszögern – und einfach keine Zeit dafür haben. Wahrscheinlich ist es die Gewichtung. Wie wichtig ist mir ein Thema, daß ich dem die notwendige Priorität einräume, um es erledigt zu bekommen. Schon seit Jahren stelle ich mein eigenes Erscheinungsbild immer wieder hinten an. Ich glaube, es ist nicht Zeitmangel, sondern ein gewisser Grad an Orientierungslosigkeit. Ich schwimme im Alltag mit, es geht mir gut, ich fühle mich wohl. Ich habe meistens guten Kontakt zu meinen Kindern, meinem Mann und auch zu mir selbst. Und doch ist da diese Richtungslosigkeit. Wo will ich hin, was ist meine Aufgabe? Wo ist mein Platz und wie kann ich (sinnstiftend) erfüllt arbeiten? Was möchte ich tun udn wie möchte ich arbeiten? Für all diese Fragen finde ich keine Antwort. Ich kenne das Phänomen schon. Ich hatte es stark, als der Wolf um die 3 war. Wo der Fokus von Kinderbetreuung und -begleitung weg ging und ich mich wieder auf mich konzentrieren konnte. Leider kann mir diese Fragen niemand anderes beantworten. Das muss ich für mich selbst rausfinden. Ich habe mir selbst noch ein Jahr gegeben, um eine Richtung zu finden. Das Jahr, in dem der Sterngucker noch nicht in den Kindergarten gehen wird. Das Jahr, in dem ich noch zwischen Job, Familie und mir selbst herumjongliere.

Ajourneyofathousandmiles_quietfiredesign

Vielleicht fange ich trotzdem erstmal mit AGB an. Die stehen schon so lange als to-do in meinem Mahabuch. Vielleicht ist es auch eine gute Idee, wieder Ziele festzulegen. Kurzfristige, mittelfristige und langfristige.

< Stempel von Quietfiredesign

Hast du auch solche Lebensfragen? Oder ist bei dir alles klar? Kommen solche Lösungen spontan als Impuls und plötzlich weißt du, was zu tun ist? Oder ist es ein langer (schmerzhafter?) Prozess und viel Arbeit? Was schiebst du schon lange auf, was du (diesen Monat?) erledigen kannst?

Mehr Monatsmottos findest du bei wert-voll.

3 Stunden – über meine effektive Arbeitszeit

Seit Schuljahresbeginn hat sich mein Rhythmus und mein Zeitmanagement etwas verändert. Der Sterngucker geht nun zur Zwergerlgruppe. Die Eingewöhnung war schnell und unkompliziert. Für mich bedeutet es, daß ich jetzt zweimal pro Woche 3 Stunden Arbeitszeit am Stück habe. Man glaubt gar nicht, was das an Effektivität bringt. Durch den neuen Rhythmus haben sich aber auch seine Schlafenszeiten verschoben, sodass er an den anderen Tagen nicht mehr vormittags von 11-13 Uhr schläft, sondern erst gegen 14 Uhr, wenn seine Geschwister schon da sind. Oder auch mal gar nicht. Ich habe also an Arbeitszeit nichts dazugewonnen, sondern sie lediglich auf zwei Tage und Zeit am Stück verschoben. Denn wenn der Sterngucker hier herumwuselt, schaffe ich maximal Haushalt und Dinge, die ich nicht am Computer tun muss, oder wo ich keine langen Denk- und Einarbeitungszeiten brauche.

Produktiv Arbeiten ohne Ablenkung
Nun ist es eine Disziplinsache, die 3 Stunden Arbeitszeit auch wirklich zu nutzen. Sich nicht ablenken lassen von Befindlichkeiten und Notwendigkeiten. Ich könnte nach dem perfekten Badspiegel suchen und würde locker eine Stunde verbraten. Ich könnte aber auch zielorientiert an einem Produktblatt für einen Kunden arbeiten. Momentan schaue ich noch, wie ich am effektivsten so viel wie möglich in den drei Stunden schaffen kann. Da stehen so viele Sachen auf meiner To-Do-Liste.  Eine Freundin riet mir vor langer Zeit mal, zu einem 15 Minuten System. Sie stellte sich den Wecker und arbeitete jeweils 15 Minuten am Stück nur an einem Projekt. Ohne Ablenkung, ohne hin- und herzuspringen. So ähnlich habe ich es auch bei Maria gelesen. In kurzen Abständen mein Bestes geben. Ich werde das mal versuchen. Für manche Projekte ist es auch notwendig, einen längeren Zeitraum als 15 min einzuplanen, ganz klar.

Wie kannst du am produktivsten an einem Projekt arbeiten? Was funktioniert für dich am besten für effektive Arbeitszeitnutzung? Was findest du am schwierigsten bei deinem Zeitmanagement?