Workflow

Workflow

Draussen schneit es dicke Flocken. Ich sitze am Esstisch, der Sterngucker schläft auf meinem Rücken. So arbeite ich zur Zeit. Wenn er noch nicht schläft, dann ist es ihm lieber, wenn ich rumlaufe. Dann hänge ich Wäsche auf oder arbeite im Stehen (dazu stelle ich meinen Laptop auf den Brotkorb in der Küche – genau die richtige Höhe für meinen Steharbeitsplatz)

Heut möchte ich dir mal die Programme und Hilfsmittel vorstellen, mit denen ich so meinen Arbeitsablauf koordiniere. Ich versuche ja immerzu, meine Abläufe zu optimieren. Gleichzeitig bin ich ein Gewohnheitstier. Wenn mich etwas überzeugt, dann bleibe ich lange und stetig dabei.

Ich arbeite an einem MacBook Pro. Darauf habe ich die Creative Suite 5.5 installiert. Die meistgenutzten Programme daraus sind momentan Indesign (für Flyer & Co) und Illustrator (für Logos und Icons), seltener Fireworks und Photoshop. Acrobat benutze ich auch häufig.
Zur Zeiterfassung nutze ich mite. Dort trage ich meine Projekte und Tätigkeiten ein und lasse die Uhr laufen, sobald ich an einem Projekt arbeite. So kann ich auch über längere Projekte im Auge behalten, ob ich mich innerhalb meiner Kalkulation bewege oder wieviel Aufwand ich für etwas brauche. Sehr nützlich vorallem bei der Angebotserstellung und Abrechnung auf Stundenbasis. Und vorallem auch bei der oft unterbrochenen Arbeitszeit. Dann drücke ich einfach „stop“, mache was anderes (stillen, windel wechseln etc) und wenn ich weiterarbeite aktiviere ich den Zähler wieder.
Meine Angebote und Rechnungen schreibe ich mit GrandTotal. Das reicht mir in seinen Funktionen vollkommen aus. Dort sehe ich, welche Rechnungen noch offen sind und kann markieren, was bezahlt wurde. Ich erhalte Übersichten über Einnahmen und Steuern. Das Programm ist allerdings kein Buchhaltungsprogramm.
Meine Buchhaltung lasse ich von einer Steuerberaterin machen. Sie schafft in weniger Zeit und mehr Wissen, wofür ich mich lange rumnerven müsste. Ich sammle alle Rechnungen und Quittungen, hefte sie monatlich hinter die entsprechenden Kontoauszüge und schicke das ganze vierteljährlich zu meiner Steuerberaterin für die Umsatzsteuererklärung und einmal im Jahr der Einkommenssteuererklärung (gemeinsam mit dem Mann).
Projekte und Ideen sammle und verwalte ich in Evernote. Da muss ich noch lernen, den vollen Umfang des Tools zu nutzen. Das kann noch mehr als ich nutze.
Für das iPhone habe ich jetzt tinyscan entdeckt. Damit kann man per iphone Dokumente scannen und als pdf ablegen. Das ist toll zum Archivieren von wichtigen Unterlagen. Wir haben uns angewöhnt, von allen wichtigen Dokumenten, gleich wenn sie hier ankommen, einen Scan zu machen und digital abzulegen, sodass wir jederzeit von überall her drauf zugreifen können. Der Mann ist da noch besser drin als ich. Das hat uns schon oft Arbeit und Zeit gespart.
Ausserdem habe ich diverse Numbers-Dokumente/Tabellen in denen ich mir Übersichten erstelle oder Vorlagen nutze. So zB ein Haushaltsbuch (geschäftlich und privat), um grob den Überblick zu behalten, einen Redaktionsplan für den Blog (den ich mehr schlecht als recht führe) und diverse Übersichten für Projekte, zB unser Familienein- und auskommen, Workshops, Bestellungen usw. Möglicherweise könnte ich einen Teil davon in Evernote auslagern. Aber soweit bin ich noch nicht.

Termine verwalte ich im iCalender, der mit dem des Mannes synchronisiert ist. So können wir weitgehend Doppelbuchungen verhindern und unabhängig voneinander Termine ausmachen, weil wir sehen, wann wer Zeit hat (müssen wir va wegen Kinder und Auto immer gut planen). Im Kalender stehen auch regelmässige Termine, wie etwa Müll rausstellen, Strom ablesen und Wasserfilter wechseln als Erinnerungen drin, die dann zu entsprechender Zeit aufploppen.

Immer neben meinem Arbeitsplatz liegt mein Mahabuch. Dort kritzle ich alles rein, was mir zwischendrin einfällt. To-Do-Listen, Einkaufslisten, Wochenmenüs, Inhalt der Gemüsekiste, Geschenkideen, Projektskizzen…alles.

Welche kleinen Helferlein erleichtern dir den Arbeitsalltag? Worauf möchtest du nicht verzichten, wo siehst du noch Entwicklungspotenzial?

6 Gedanken zu „Workflow

  1. Hast du diesen wirtschaftlichen Hintergrund deiner Arbeit irgendwo gelernt oder hast du dir alles selber angeeignet? Ich war vor 10 Jahren einmal kurz selbständig, aber ich habe es bald aufgegeben, eben weil diese organisatorischen Sachen so zeitaufwändig für mich waren. Bewundere jede und jeden, der das durchzieht. Auch wenn ich sie grad nicht brauche, finde ich deine Links sehr interessant, danke!

  2. Alles selber angeeignet und Erfahrungen über die Jahre gesammelt. Ich hatte mal ein Business Coaching aber da habe ich eher theoretische Sachen bzgl Businessplan gelernt. Nix, was mir für meinen Workflow nützlich wäre.

  3. Evernote mag ich sehr. Besonders hilfreich finde ich, dass man es über alle Plattformen synchronisieren kann und so auf dem Handy nachsehen kann, was man sich am Compi notiert hat. Deine handgeschriebenen Listen könntest Du da auch rein tippen oder fotografieren, bei mir ist das Notizbuch eigentlich nur noch Skizzenbuch seit ich Evernote habe. Auch noch das Kritzeln und skizzieren digital zu machen habe ich noch nicht geschafft obwohl das Tablet ja dafür auch gut sein soll :-). Danke für die Einblicke,ich fühle mich gleich weniger seltsam. In meinem Umfeld sind sonst nicht viele Menschen, die sich nach und nach vom Papier verabschieden.

  4. Die Listen mag ich lieber auf Papier haben. Erstens würde ich sonst den ganzen Tag am Rechner sitzen oder an einem anderen gerät. Zweitens brauch ich es noch haptisch/optisch zum besseren merken. Deshalb bleibt die gute alte Papiervariante noch eine Weile erhalten. Aber wer weiss…

  5. Spät, aber für die Anregung wollte ich nochmal danke sagen. Dank dieses Artikels habe ich für die morgen startende Arbeit eine Zeiterfassung installiert um die Stunden im Blick zu haben.

  6. Pingback: Wie ich arbeite

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